Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej RODO).

Na tej stronie możesz dowiedzieć się o tym, czym są dane osobowe, jak je przetwarzamy w trakcie świadczonych przez nas usług, jak długo są przechowywane, w jaki sposób są one chronione, jakie masz prawa oraz jak postępować, jeśli nie jesteś zadowolony z naszego przetwarzania Twoich danych osobowych.

Dane osobowe

Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

W związku ze świadczonymi usługami, przetwarzamy następujące rodzaje danych: imię, nazwisko (nazwę), nr PESEL (również NIP, REGON), data urodzenia, seria i numer dowodu osobistego, dane teleadresowe (adres korespondencyjny, nr telefonu, adres e-mail), dane dotyczące obsługiwanych postępowań, dane finansowe w tym dane dotyczące zobowiązania oraz inne dane, które otrzymamy o ile ich przetwarzanie będzie prawnie dopuszczalne i celowe. Nie żądamy i nie oczekujemy dostarczania nam danych szczególnej kategorii jak np. informacji o stanie zdrowia, rasę, pochodzeniu etnicznemu lub poglądach politycznych. Mimo, że wdrożyliśmy procedury mające na celu maksymalne ograniczenie przetwarzania tego rodzaju danych, nadal mogą wystąpić sytuacje, w których będziemy zmuszeni do ich przetwarzania. Może to mieć miejsce np., gdy w ramach prowadzonych spraw otrzymamy dokument bądź informację zawierającą tego typu dane, przytoczone przez autora w kontekście danej sprawy.

Administrator Twoich danych.

Kancelaria Prawna G. Bobrowski i Wspólnicy Spółka Komandytowa z siedzibą we Wrocławiu, adres: ul. Gen. Józefa Bema 2, 50-265 Wrocław (dalej Kancelaria), jest z mocy prawa, administratorem danych osobowych w przyjętych do obsługi prawnej sprawach.

Realizując powyższe, zlecone nam usługi, przetwarzamy Twoje dane osobowe przekazane nam przez naszego klienta zlecającego obsługę prawną, który pozostaje Twoim wierzycielem. Jeżeli zapytanie będzie dotyczyć bezpośrednio naszego klienta to przekażemy je do właściwego podmiotu, który powinien udzielić odpowiedzi zgodnie z przyjętymi normami i przepisami prawa.

Kancelaria przetwarza dane osobowe jako administrator,
w związku z:

świadczeniem usług prawnych a w tym podejmowaniem działań zmierzających do odzyskania zadłużenia w zleconych sprawach wynikających z wymagalnych wierzytelności naszych klientów, na etapie przedsądowym, sądowym jaki i w postepowaniu egzekucyjnym,
prowadzeniem rekrutacji i zatrudnianiem pracowników,
prowadzeniem korespondencji tradycyjnej, e-mailowej oraz poprzez formularze na stronie internetowej Kancelarii,
współpracą z partnerami biznesowymi i naszymi klientami.

Podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych osób zadłużonych.

Mając na uwadze ww. informacje, podstawą dla przetwarzania Twoich danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora wynikający z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, realizowany w celach:

świadczenia usług prawnych na rzecz naszych klientów,
ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń,
obsługi Twoich próśb i zapytań,
prowadzenia zestawień, analiz danych oraz statystyk, poprawiania jakości obsługi oraz usług,
weryfikacji nabywanych i przyjmowanych do obsługi spraw.

Podstawą przetwarzania jest także wykonywanie ciążących na administratorze obowiązków prawnych wynikających z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, realizowanych w celach:

dokumentowania wpłat zgodnie z przepisami księgowymi i podatkowymi,
przechowywania dokumentów związanych z wierzytelnością,
rozpatrywania Twoich reklamacji,
wykrywania oszustw i przeciwdziałania nadużyciom.

Podstawą przetwarzania jest również konieczność wykonania umów zawieranych przez administratora z klientami wynikający z art. 6 ust. 1 lit. b.

Czy pracujesz dla jednego z naszych klientów, kontrahentów lub współpracujących partnerów lub dla organu publicznego? Podstawy prawne i cele przetwarzania danych osobowych osób innych niż osoby zadłużone.

Kancelaria przetwarza także dane osobowe dotyczące kategorii osób innych niż osoby zadłużone, o których mowa poniżej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO:

osoby kontaktowe i/lub współpracownicy lub poręczyciele naszych klientów,
osoby kontaktowe dla potencjalnych klientów (tj. dla firm, które chcielibyśmy zostać naszymi klientami),
osoby kontaktowe do organów publicznych, w tym osoby kontaktowe w określonych sprawach,
osoby kontaktowe dla kontrahentów lub innych partnerów współpracujących
pełnomocnicy i osoby upoważnione przez osoby zadłużone.

Dane osobowe dotyczące osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu władz publicznych, wykorzystywane są ponadto do realizacji działań niezbędnych w kwestiach prawnych dotyczących roszczeń, takich jak ustanawianie, egzekwowanie, restrukturyzacja długów i rozwiązywanie sporów. Informacje te są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, f RODO. Przetwarzanie danych osobowych prowadzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, odbywa się w uzasadnionym interesie naszym lub naszych klientów w skutecznym zabezpieczeniu płatności niespłaconego długu, który stał się wymagalny. Dane osobowe dotyczące wspólników, poręczycieli i osób kontaktowych, które znajdują się w posiadaniu partnerów i klientów współpracujących, są również wykorzystywane w przypadkach, w których konieczne jest podjęcie działań nadzorczych lub kontrolnych a także informacje wykorzystywane do zarządzania kontaktem, realizacji umowy, obsługi sprawy, bieżącej współpracy oraz do celów rachunkowych i fakturowania są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c RODO.

Komu możemy udostępnić Twoje dane?

W zależności od celu przetwarzania Twoje dane mogą być przekazywane:

podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj.: usługodawcom oraz dostawcom usług w zakresie utrzymania systemów informatycznych IT,
zewnętrznym dostawcom usług: analitycznych, przechowywania danych, archiwizujących i niszczących dokumenty, druku dokumentacji i korespondencji, komunikacyjnych, pocztowych i kurierskich, rekrutacji, księgowości,
biurom informacji gospodarczej po spełnieniu warunków określonych w ustawie,
podmiotom prowadzącym działalność płatniczą w celu dokonania przez Ciebie płatności elektronicznie, w celu dokonania zwrotów na Twoją rzecz,
firmom wspomagającym odzyskiwanie długów, podmiotom nabywającym wierzytelności, giełdom wierzytelności, publicznym i prywatnym źródłom danych,
pełnomocnikom i reprezentantom o ile legitymują się odpowiednim umocowaniem do działania,
organom państwowym, a w tym: prokuraturze, sądom, policji a także komornikom sądowym.

Przekazywanie Twoich danych osobowych do innych państw i poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG)

Jesteśmy firmą zarejestrowaną w Polsce, jednak do realizacji naszych działań windykacyjnych korzystamy z usług dostawców, którzy w roli podmiotu przetwarzającego lub za pośrednictwem podwykonawców przetwarzają w całości lub w części dane osobowe poza Polską. W miarę możliwości ograniczamy takie przetwarzanie do obszaru EOG, chociaż w określonych sytuacjach przekazanie danych osobowych może nastąpić również poza obszar EOG, tj. przekazanie do państwa trzeciego.

Niezależnie od tego, czy Twoje dane osobowe są przetwarzane w Polsce, na terenie EOG czy poza nim, zapewniamy możliwie wysoki poziom ochrony danych oraz odpowiednie zabezpieczenia zgodne z obowiązującymi wymogami ochrony danych. Odpowiednie zabezpieczenia obejmują między innymi weryfikację, czy Komisja Europejska uznała, że kraj spoza EOG, do którego przekazywane są dane osobowe, zapewnia odpowiedni poziom ochrony równoważny poziomowi ochrony zapewnianemu przez RODO. Takie przekazanie danych osobowych może nastąpić na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń o których mowa w art. 45, 46 RODO. Informacje o decyzjach Komisji UE stwierdzających odpowiedni stopień ochrony są dostępne TUTAJ . Innym sposobem dbałości jest o bezpieczeństwo danych jest upewnienie się, że pomiędzy Kancelarią a odbiorcą danych osobowych poza EOG została zawarta umowa zawierająca standardowe klauzule Komisji Europejskiej dotyczące ochrony danych lub sprawdzenie, czy pomiędzy naszym serwisem została zawarta umowa zawierająca takie standardowe klauzule dotyczące ochrony danych dostawca i odbiorca.

Jak długo przetwarzane są Twoje dane osobowe

Okres przetwarzania Twoich danych osobowych przez Kancelarię uzależniony jest od celu przetwarzania, postanowień umownych a także przepisów prawa. W związku z tym, czas przetwarzania danych, w sytuacji gdy administratorem danych jest Kancelaria, różni się w każdej sprawie:

w przypadku obsługi prawnej spraw dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat począwszy od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym zostały zgromadzone,
w przypadku zarządzania relacjami z klientami oraz, w stosownych przypadkach, w celu oceny zdolności kredytowej klienta, współpracownika lub poręczyciela, dane są przetwarzane przez okres trwania umowy (o ile taka została zwarta) i przez okres po jej zakończeniu zgodnie z jej zapisami, jednak nie dłużej niż do 3 lat po zakończeniu relacji,
dane osobowe zgromadzone w celu wykonywania czynności nadzorczych a także fakturowania i księgowania do celów podatkowych i związanych z ZUS, są przetwarzane przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego (chyba że inny okres wynika z przepisów szczególnych).

W sytuacji, gdy Kancelaria, nie występuje w roli administratora, czas przetwarzania danych uzależniony jest od zapisów umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych a także istnienia celu przetwarzania i przepisów prawa.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane osobowe nie są wykorzystane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji oraz profilowania.

Masz kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. To są Twoje prawa.

W zakresie Twoich danych, przetwarzanych przez Kancelarię, masz szereg praw i możesz je egzekwować kontaktując się z nami. Prawa które Ci przysługują:

masz prawo do otrzymania informacji o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe, informacje na temat przetwarzania przez nas danych osobowych są dostępne w niniejszym dokumencie (art. 13-14 RODO).
masz prawo do uzyskania dostępu do swoich danych, które są przez nas przetwarzane oraz uzyskania kopii tych danych (art. 15 RODO),
masz prawo żądać poprawienia a także uzupełnienia nieaktualnych danych (art. 16 RODO),
masz prawo żądać usunięcia danych, które są niepoprawne lub nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane (art. 17 RODO),
masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych warunkach (art. 18 RODO),
masz prawo do przeniesienia danych, jeżeli administrator przetwarza dane na podstawie wyrażonej zgody lub na podstawie umowy (art. 20 RODO),
masz prawo sprzeciwić się wykorzystaniu przez nas Twoich danych osobowych (art. 21 RODO).

Należy jednak pamiętać, że w niektórych sytuacjach, nie będzie możliwym skorzystanie z niektórych ww. uprawnień, jeżeli administrator wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności danej osoby lub też administrator przedstawi i wykaże, że istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Osoba wyznaczona do kontaktu ws. związanych z przetwarzaniem danych osobowych

Kontakt z osobą wyznaczoną ws. związanych przetwarzaniem i ochroną danych osobowych, możliwy jest za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:

poprzez pocztę tradycyjną kierowaną na adres:
Kancelaria Prawna G. Bobrowski i Wspólnicy Spółka Komandytowa z siedzibą we Wrocławiu, ul. Gen. Józefa Bema 2, 50-265 Wrocław,
poprzez pocztę elektroniczną kierowaną na adres: kancelaria@alektum-kancelaria.com

Czy jesteś niezadowolony z przetwarzania danych osobowych?

Jeśli tak, zachęcamy do skontaktowania się z osobą wyznaczoną ws. związanych z przetwarzaniem danych osobowych, za pośrednictwem wskazanych powyżej kanałów komunikacji, która to dołoży starań w celu sprawnego rozpatrzenia Twojej sprawy.

Jeżeli pomimo tego uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, mającego siedzibę przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawie.

Pamiętaj również, że zawsze możesz skontaktować się z nami, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące swojej sprawy.